المادة 17: صلاحيات ومهام امين السر وامين الصندوق
تحدد صلاحيات امين السر وامين الصندوق كما يلي:
1- امين السر: ان مهام امين السر في المجلسين هي على سبيل التعداد وليس الحصر:
- وضع جدول اعمال جلسات المجلسين بموافقة رئيس المجلس، وتوجيه الدعوة لعقد جلسات المجلسين، مرفقة بجدول الاعمال، وفقاً للمواعيد لمحددة. يمكن توجيه الدعوة الى احد الاعضاء، بناء على موافقته الخطية المسبقة، بواسطة الفاكس او البريد الاكتروني، او الهاتف او أي وسيلة من وسائل الاتصال الاخرى على ان تبلغ الدعوة الى اعضاء المجلس قبل اسبوع و اعضاء مجلس الادارة قبل ثلاثة ايام من موعد الجلسة.
- اذا استجدت امور طارئة في الفترة الواقعة بين تاريخ الدعوة وموعد الجلسة وكان موضوعها مهماً ومستوجباً بحثاً عاجلاً تضاف الى جدول الأعمال بطلب من الرئيس وتوزع الوثائق العائدة اليها، ان وجدت، بملحق قبل موعد الجلسة بأربع وعشرين ساعة على الأقل واذا تعذر فعند ابتداء الجلسة.
- ضبط محاضر جلسات المجلسين وفقا للصول وحفظها لدى امانة السر.
- توقيع المحاضر وخلاصاتها مع رئيس المجلس.
- تبليغ مقررات المجلسين الى الجهات المعنية دون ابطاء.
- اعلان مقررات المجلسين امام وسائل الاعلام عند الاقتضاء وذلك باشراف وتوجيهات رئيسه.
- تولي مهام المقرر الخاص باجتماعات اللجان المشتركة وفق المادة 27 من هذا النظام.
- تولي المهام المنوطة بامانة السر في هذا النظام غير الواردة في هذه الفقرة.
2- امين الصندوق:
- يحفظ اموال المجلس، بما فيها أموال الاوقاف، ويشرف على ادارة حساباتها لدى المصارف وفقاً لتوجيهات مجلس الادارة ورئيسه والتأكد من صحة الأرصدة لدى المصارف.
- يشرف على استيفاء الإيرادات والهبات والتبرعات لقاء إيصالات متسلسلة، ويتأكد من حفظ مستنداتها.
- يوقع على صرف الأموال مع رئيس المجلس، لقاء سندات صرف، بعد التأكد من اقترانها بتوقيع المرجع الصالح والتأكد من حفظ هذه المستندات.
- يقدم الى مجلس الإدارة في الأسبوع الأول من كل شهر تقريراً يبين الوضع النقدي.
- يشرف على مسك سجل يدون فيه واردات ومدفوعات المجلس بعد مطابقتها مع قيود المحاسبة. على مجلس الادارة ان يسمي احد موظفي الجهاز الاداري من الفئة الرابعة على الأقل ومن ذوي الاختصاص، معاوناً لامين الصندوق، يعمل وفقاً لتعليماته وعلى مسؤوليته الشخصية.
يمكن لمجلس الإدارة تكليف احد اعضائه القيام بمهام اعمال امانة السر وامانة الصندوق لأي جلسة من جلساته في حال غياب الاصيل.